วิธีจัดกลุ่มงานให้เสร็จลุล่วง

ทุกคนรู้มานานแล้วว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้เป็นสิ่งที่ดี: มันไม่อนุญาตให้เรามุ่งความสนใจไปที่สิ่งใดสิ่งหนึ่งอย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญคือการเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งใช้เวลานาน – สิ่งนี้ได้รับการยืนยันโดยการวิจัย … ผู้คนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อเข้าสู่สภาวะแห่งการไหล: มุ่งความสนใจไปที่กิจกรรมหนึ่งอย่างเต็มที่ ไม่ถูกรบกวนจากสิ่งอื่น

น่าเสียดายที่เราไม่สามารถตามกระแสได้เสมอไป เนื่องจากเราเต็มไปด้วยสิ่งต่างๆ มากมายที่ต้องให้ความสนใจ อย่างไรก็ตาม มีเทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้คุณลดเวลาและพลังงานในการสลับไปมาระหว่างกิจกรรมต่างๆ ได้น้อยที่สุด เรียกว่า “การจัดกลุ่ม” หรือ “การบรรจุ” งาน (ชุดงาน)

สาระสำคัญของเทคนิคนี้มีดังต่อไปนี้: คุณรวมงานประเภทเดียวกันเป็นแพ็คเกจที่เรียกว่า และจากนั้นดำเนินการโดยรวม ทุกอย่างเรียบง่าย

ทำไมงานกลุ่มจึงมีประโยชน์

การทำสิ่งต่าง ๆ แบบสุ่มเป็นสิ่งที่ง่ายที่สุด: คุณไม่ต้องกังวลกับการวางแผน จัดลำดับความสำคัญ และสิ่งน่าเบื่ออื่นๆ คุณจำบางสิ่งได้และคุณทำมัน แล้วเราก็ไปทำภารกิจต่อไป

เพียงแต่วิธีนี้ไม่เป็นผลดีต่อความสามารถในการจดจ่อของคุณ จากการวิจัย ตีพิมพ์ใน Psychology Today บุคคลสูญเสียผลงานมากถึง 40% เมื่อสลับไปมาระหว่างงานที่ไม่เกี่ยวข้อง

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณเขียนรายงานในครั้งแรก จากนั้นเริ่มตอบกลับอีเมล จากนั้นอ่านเอกสารที่เป็นกระดาษ แล้วกลับมาที่รายงานอีกครั้ง ทุกครั้งที่คุณเสียเวลาไปกับการจดจ่อกับงานใหม่ที่ไม่เหมือนงานก่อนหน้านี้ ทอม เดอมาร์โก ผู้เขียน “ปัจจัยมนุษย์: โครงการและทีมที่ประสบความสำเร็จ” อ้างว่า “การเปลี่ยนเกียร์” ดังกล่าวใช้เวลาถึง 15 นาทีหรือมากกว่านั้น

การจัดกลุ่มงานเป็นชุดทำให้ง่ายต่อการย้ายจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่ง ยิ่งงานของคุณคล้ายคลึงกันมากเท่าไร ก็ยิ่งทำให้เสร็จและไปยังขั้นตอนต่อไปได้ง่ายขึ้น

วิธีใช้งานแบตช์งาน

1. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ

ขั้นแรก ให้เขียนสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำในรายการง่ายๆ ทีละบรรทัด คุณสามารถทำสิ่งนี้บนกระดาษหรือใช้แอพจัดการงานมากมาย สิ่งสำคัญคือการแก้ไขทุกอย่าง เป็นการดีที่จะจัดสรรเวลาเล็กน้อยทุกวัน (หรืออย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง) เพื่อวางแผน

2. แบ่งงานออกเป็นหมวดหมู่

เมื่อรายการพร้อมแล้ว ให้จัดหมวดหมู่รายการทั้งหมด พวกเขาอาจแตกต่างกัน – เลือกสิ่งที่คุณต้องการ สิ่งสำคัญคือต้องสะดวกและมองเห็นได้

ตัวอย่างเช่น รวบรวมงานเช่น “ตอบกลับอีเมล” หรือ “โทรหาเพื่อนร่วมงาน” ในส่วน “การเจรจา” และ “เขียนบทความ” และ “แก้ไข” ในส่วน “ข้อความ” สร้างหมวดหมู่แยกสำหรับงานบ้าน ทำงาน ช็อปปิ้ง และอื่นๆ มันจะง่ายกว่าในการนำทางในรายการที่สั่งซื้อ

อีกทางเลือกหนึ่งคือการรวบรวมงานในแพ็คเกจตามสถานที่ที่ควรจะทำให้เสร็จ ตัวอย่างเช่น เชื่อมโยงการซื้อทั้งหมดไปยังที่ตั้งซูเปอร์มาร์เก็ต และงานงานกับสำนักงาน เป็นต้น ด้วยวิธีนี้ หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ใกล้ร้านค้า คุณสามารถดูรายการสิ่งที่ต้องทำและดูการซื้อทั้งหมดที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

3. บล็อกเวลา

การประมวลผลแบบกลุ่มของงานทำงานได้ดีร่วมกับเทคนิคการบล็อกเวลาที่เรียกว่า หลังจากที่คุณแบ่งรายการออกเป็นหมวดหมู่แล้ว ให้จัดสรรเวลาหนึ่งของวันสำหรับแต่ละรายการ และเพิ่มบล็อกที่เกี่ยวข้องลงในปฏิทินของคุณ สำหรับช่วงเวลาหนึ่งให้ทำสิ่งต่าง ๆ ในหมวดหมู่เดียวและละเว้นประเภทอื่น

อีกทางเลือกหนึ่งคือเชื่อมโยงเทคนิค Pomodoro ยอดนิยมกับบรรจุภัณฑ์งาน 25 นาที คุณมีส่วนร่วมโดยไม่วอกแวก ด้วยงานจากแพ็คเกจเดียว จากนั้นพักเป็นเวลา 5 นาที จากนั้นทำซ้ำกับกลุ่มเคสอื่น

4. พิจารณาประสิทธิภาพสูงสุดของคุณ

กำหนดเวลาของวันที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุด สำหรับคนส่วนใหญ่ เวลานี้เป็นเวลาเช้า แต่ก็มีนกเค้าแมวกลางคืนที่ชอบจดจ่ออยู่ในความมืดได้ง่ายกว่า ค้นหาประสิทธิภาพสูงสุดของคุณและพยายามให้แน่ใจว่างานจากหมวดหมู่ที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดอยู่ในนั้น

ลอง 🤔

5. ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ

เมื่อคุณเริ่มงานกลุ่มต่อไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือนโดยไม่ได้ตั้งใจหรือการโทรศัพท์ คุณสามารถจัดสรรเวลาพิเศษเพื่อตรวจสอบสมาร์ทโฟนของคุณได้ ในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ในหมวดหมู่เดียว อย่าคิดถึงส่วนที่เหลือ

งานใดบ้างที่สามารถจัดกลุ่มได้

อันที่จริงแล้ว แต่อย่างใด สก็อตต์ ยัง นักเขียน โปรแกรมเมอร์ ผู้ประกอบการ และแฟนตัวยงของการประมวลผลแบทช์งาน อ้าง ตัวอย่างบางส่วน:

  • อีเมล. ทิม เฟอร์ริส ผู้เขียน “วิธีทำงาน 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์” บางครั้งได้รับอีเมล 300 ฉบับต่อชั่วโมง และถึงแม้จะมีปริมาณมาก เขาก็ตอบพวกเขาเพียงวันละครั้ง โดยจัดสรรเวลาเป็นพิเศษสำหรับสิ่งนี้เท่านั้น
  • การอ่าน. การอ่านบางอย่างระหว่างช่วงเวลานั้นแทบจะไร้ประโยชน์ เนื่องจากคุณจะจำอะไรไม่ค่อยได้อยู่แล้ว เป็นการดีกว่าที่จะกำหนดด้วยตัวคุณเองว่าเมื่อใดที่คุณสะดวกกว่าที่จะรับข้อมูลอย่างรอบคอบและจองเวลานี้เพื่ออ่าน
  • โทรศัพท์. จดชื่อคนที่คุณต้องการโทรหาและหมายเลขโทรศัพท์ในรายการเดียว จากนั้นเรียกผู้สมัครทั้งหมดจากรายการพร้อมกัน ประการแรก คุณจะไม่ถูกรบกวนจากการสนทนาทางโทรศัพท์อีกครั้ง ประการที่สอง คุณสามารถเลือกเวลาที่ผู้คนไม่ว่างและสามารถพูดคุยกับคุณได้
  • นันทนาการและความบันเทิง ย้ายทุกความบันเทิง – ภาพยนตร์ เกมคอมพิวเตอร์ เดิน – จนถึงสิ้นสุดวัน สิ่งนี้จะกระตุ้นให้คุณทำงานให้เสร็จโดยเร็วที่สุด และคุณจะผ่อนคลายได้ง่ายขึ้น โดยรู้ว่าทุกอย่างสำหรับวันนี้ได้รับการทำใหม่แล้ว
  • ทริปช้อปปิ้ง. ก่อนออกจากบ้าน รวบรวมงานทั้งหมด ซื้อและทำธุระในกองและทำเสร็จในครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเยี่ยมชมซูเปอร์มาร์เก็ต ที่ทำการไปรษณีย์ และบริการซักแห้งได้ในเวลาเดียวกัน ประหยัดเวลาไม่เพียง แต่ยังแก๊ส
  • การโต้ตอบในเครือข่ายสังคมออนไลน์ ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในตอนเย็นเพื่อสนทนาทางอินเทอร์เน็ต ในช่วงเวลาที่เหลือ ให้ปิดการแจ้งเตือนของไคลเอ็นต์โซเชียลมีเดีย
  • ทำอาหาร. เป็นไปได้มากว่าคุณไม่มีเวลามากพอที่จะปรุงอาหารทุกวัน โชคดีที่อารยธรรมได้ให้หน่วยเช่นเตาอบไมโครเวฟแก่เรา เผื่อเวลาไว้ 1-2 วันเพื่อเตรียมอาหารสำหรับสัปดาห์หน้าแล้วอุ่นใหม่
  • ซ่อมแซม. ในที่สุดก็มารวมตัวกันและทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ รอบ ๆ บ้านที่รออยู่ในปีกมานาน เปลี่ยนหลอดไฟที่เสื่อมสภาพ แก้ไขลูกบิดประตูและก๊อกน้ำแบบหยด
  • ภาพสะท้อน คุณคิดตลอดเวลา พยายามวางแผนบางอย่าง แก้ปัญหาบางอย่าง แต่ไม่มีอะไรได้ผลสำหรับคุณใช่หรือไม่? สก็อตต์ ยังแนะนำให้แม้แต่การไตร่ตรอง ให้ทำในเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด สร้างนิสัยในการวางแผน 2-3 ชั่วโมงทุกสัปดาห์ว่าจะทำอะไรต่อไปและเป้าหมายใดที่คุณต้องการบรรลุ

ใช่ และสำหรับเรื่องนั้น การเขียนแพ็คเกจงานก็เป็นงานเช่นกัน ดังนั้นควรจัดสรรเวลาพิเศษในตอนเย็นเพื่อแจกจ่ายรายการของคุณสำหรับวันพรุ่งนี้

อ่านยัง 🧐

11 ข้อแนะนำสำหรับผู้ที่กำลังเรียนภาษาต่างประเทศด้วยตัวเอง

วิธีชนะครึ่งล้านเพื่อการพัฒนาธุรกิจในการแข่งขันโอโซน